8 Dicas de Produtividade que realmente funcionam

Você já terminou seu dia de trabalho sentindo que mal tinha feito suas tarefas básicas? Em um mundo de distrações digitais, encontrar tempo para se concentrar não é uma tarefa fácil, por isso confira aqui em nosso blog as nossas dicas de produtividade.

Com o tempo médio de atenção em frente a um computador estimado em apenas 40 segundos antes de ser sugado por um vórtice virtual (as distrações), não é surpreendente que muitas vezes tenhamos dificuldade em nos concentrar para realizar o trabalho, por isso fique atento as nossas dicas de produtividade.

Aqui estão algumas dicas de produtividade eficazes para ajudá-lo a evitar estes momentos de distração.

O primeiro passo para aumentar sua produtividade no trabalho é entender exatamente como você gasta seu tempo.

Mapear seu comportamento pode revelar muito sobre o que está criando gargalos para sua produtividade. Umas das principais dicas de produtividade é utilizar aplicativos da web como RescueTime (que rastreia o tempo gasto em aplicativos e sites para criar um relatório detalhado de seu dia de trabalho) ou o AntiSocial (que monitora o uso de mídia social e compara seu comportamento com outros) podem oferecer alguns insights interessantes sobre como você está gastando seu tempo bruto.

Depois de identificar os comportamentos que estão limitando sua produtividade, cultive um ambiente online que elimine distrações indesejadas.

Em um mundo onde aplicativos e notificações estão constantemente competindo por sua atenção, e uma das mais importantes dicas de produtividade é limpar seu espaço de trabalho digital o ajudará a se concentrar na tarefa em questão.

Há uma série de aplicativos da web gratuitos projetados apenas para essa finalidade, como o Writespace ou o Distraction Free Writing.

Se você precisa de uma revisão completa no computador, aplicativos como o FocusWriter transformam sua tela em uma interface sem distrações, com planos de fundo personalizáveis ​​para ajudá-lo a se manter atualizado.

A teoria por trás do conceito do MIT (acrônimo inglês para “Most Important Tasks”) é que toda lista de tarefas terá algumas tarefas mais importantes do que outras, essa é uma das mais importantes dicas de produtividade.

Se você escolher completar as tarefas aleatoriamente desta lista, acabará completando uma mistura de tarefas urgentes e menos urgentes enquanto o tempo passa. Maus hábitos aumentam uma probabilidade de procrastinação, pois é fácil perder a noção do tempo e acabar gastando o dia todo verificando tarefas fáceis e menos importantes. Em vez disso, ao aplicar o conceito do MIT, você pode organizar toda a sua lista de tarefas, listando de um a três MITs no topo da lista a cada dia.

O MIT elenca as tarefas que você tem que terminar no final do dia, não importa o que aconteça. Com esse foco renovado no que é importante, você pode concentrar sua energia em tarefas de alto valor e delegar as tarefas menos importantes para um momento posterior.

A regra 80/20 (também conhecida como Princípio de Pareto) é uma das mais importantes de dicas de produtividade que foi descoberta pelo economista italiano Vilfredo Pareto. Afirma que, em qualquer atividade, 80 por cento dos resultados virão de 20 por cento dos esforços. Em outras palavras, 20% de suas tarefas são tão críticas que contribuem com cerca de 80% de seu sucesso total no trabalho.

Pessoas altamente produtivas escolhem identificar em quais categorias suas atividades se enquadram e, em seguida, procuram reduzir os outros 80% de sua programação para maximizar a eficiência e se concentrar nas tarefas que causam o maior impacto.

A regra dos Dois Minutos é uma das dicas de produtividade mais conhecidas e foi inspirada pelo autor e treinador de produtividade, David Allen. Allen tem sua própria regra para melhorar a produtividade, que afirma: “se demorar menos de dois minutos, faça agora”.

Se você encontrar tarefas em sua lista que levarão menos de dois minutos para serem concluídas, vá em frente e conclua-as imediatamente. Dessa forma, você acabará concluindo muitas tarefas pequenas sem perceber, o que economiza tempo para tarefas mais críticas.

O outro aspecto da regra dos Dois Minutos é que qualquer objetivo ou hábito pode ser iniciado em menos de dois minutos.

Por exemplo, digamos que você pretenda cultivar o hábito de ler livros de autoajuda antes de dormir todos os dias. Isso pode ser reduzido a algo tão simples como ler uma página antes de dormir todas as noites para que se torne um hábito.

Ajuste seu fluxo de trabalho com aplicativos projetados para minimizar a monotonia é uma das dicas de produtividade mais importantes para o trabalho. As tarefas rotineiras podem ser tão pequenas que tendemos a ignorá-las, mas execute-as 100 vezes por dia e você verá que o tempo aumenta.

Seu trabalho inclui idas e vindas constantes entre clientes? Experimente o recurso “Respostas Automáticas” no Gmail, uma série de modelos de resposta automática que podem ser facilmente inseridos em respostas de e-mail.

Você está constantemente preenchendo formulários com informações de pagamento ou correspondência? O 1Password oferece segurança criptografada para todas as suas informações confidenciais, pronto para preencher formulários automaticamente com seus dados armazenados com segurança.

Considere como uma das dicas de produtividade mais relevantes fazer pausas regulares. Mesmo as pessoas mais produtivas não conseguem se concentrar por oito horas seguidas. É por isso que fazer pausas regulares é extremamente importante.

Mesmo pausas curtas de apenas alguns minutos podem ajudar a recarregar e melhorar seu humor. No entanto, quando você fizer pausas, certifique-se de torná-las estruturadas e programadas. Caso contrário, é fácil justificar distrações desnecessárias como seu intervalo e atrapalhar sua concentração.

Métodos como a “Técnica Pomodoro” podem ser muito úteis no gerenciamento do seu tempo de descanso. Esse método sugere blocos de trabalho de 25 minutos seguidos por intervalos de cinco minutos. Agendar seu trabalho assim pode ajudá-lo a se sentir revigorado o dia todo.

Tão crítico quanto ficar na zona de conforto durante o horário de expediente é aprender a desligar durante a noite e não confundir os limites entre o horário de trabalho e o tempo pessoal.

Os pesquisadores há muito identificam os hábitos saudáveis ​​de sono como críticos para a produtividade, mas os telefones celulares, tablets e laptops estão cada vez mais mitigando os desempenhos.

Minimize o impacto negativo da tecnologia com aplicativos como o Twilight, que filtra a luz em seu dispositivo de acordo com a hora do dia e usa cores mais suaves e quentes à noite, ou Night Shift, um recurso embutido do iPhone que desativa notificações de aplicativos durante períodos definidos.

O mais importante para seguir essas dicas de produtividade: certifique-se de que a última coisa para a qual você esteja olhando antes de dormir e a primeira depois de acordar não seja o carregador de baterias.

Conheça-nos em cursos técnicos EAD do CPET e também podem ajudar com ais dicas de produtividade!