Segunda via do diploma técnico: como solicitar

O diploma técnico é o documento que atesta sua formação profissional, sendo exigido em concursos públicos de nível técnico e necessário para o registro em conselhos de classe, o que aumenta a empregabilidade.

Ainda que este seja um documento que exige cuidado máximo, imprevistos podem acontecer, como danos, extravios e perdas, exigindo um documento novo.

Também há cenários onde o diploma deve ser atualizado, como na mudança de nome civil, por exemplo.

Pensando em ambas as situações, montamos este artigo para explicar como solicitar a segunda via do diploma técnico, mostrando quando é necessária a solicitação, documentos necessários, como é o processo e mais. Acompanhe a seguir.

Quando é necessário solicitar a segunda via do diploma técnico?

Existem alguns cenários onde a segunda via do diploma técnico é obrigatória, e cada uma delas possui um requisito específico, como:

• Extravio, roubo ou furto: é o caso mais comum de necessidade de segunda via. Nesta situação, a cópia só é emitida com a apresentação do Boletim de Ocorrência (B.O.) na instituição de ensino, relatando o ocorrido.
• Má conservação do documento original: por mais que o diploma seja um certificado de extrema importância, poucas vezes sua apresentação se vê necessária. Com isso, ele pode estar rasgado, manchado, amassado ou danificado devido ao tempo armazenado. Nestes casos, é preciso emitir a segunda via, porém, para que isso aconteça, é exigida a entrega (devolução) do documento original para a destruição pela instituição.
• Retificação de dados ou alteração de nome civil: ainda que o diploma original esteja em perfeito estado, existem casos onde sua atualização é necessária, exigindo a emissão da segunda via, como correção de erros de ofício (digitação), casamento, divórcio ou flexão de gênero. Neste cenário, o diploma original também deve ser entregue acompanhado dos documentos comprobatórios legais.

Quais os documentos básicos exigidos para a solicitação?

Para solicitar a segunda via do diploma técnico, não basta apresentar o original para devolução, sendo necessário alguns documentos básicos para concluir a solicitação.

A documentação exigida engloba os seguintes documentos:

• Documento de identidade (RG ou CNH): utilizado para confirmar a identidade do solicitante.
• CPF: necessário para localizar o cadastro acadêmico e validar os dados do aluno.
• Requerimento de solicitação: formulário fornecido pela instituição para formalizar o pedido da segunda via.
• Declaração de “Nada Consta”: comprova que o aluno não possui pendências, como livros não devolvidos na biblioteca.
• Boletim de ocorrência (quando solicitado): pode ser exigido em casos de perda, roubo ou furto do diploma.
• Comprovante de pagamento da taxa: algumas instituições cobram uma taxa administrativa para emitir a segunda via.
• Comprovante de alteração de nome (quando aplicável): documento como certidão de casamento ou averbação, caso os dados pessoais tenham sido alterados.
• Outros documentos específicos: dependendo da instituição, podem ser solicitados documentos complementares para localizar ou validar o registro acadêmico.

Passo a passo prático para realizar o pedido

O processo de solicitação da segunda via do diploma técnico varia de instituição para instituição, porém, costuma ser bem simples.

De forma geral, o passo a passo da solicitação funciona da seguinte forma:

1. Identificação do Canal de Atendimento: como o processo varia de instituição para instituição, o primeiro passo é identificar o canal de Atendimento que cuida desta parte. Geralmente, a solicitação pode ser feita presencialmente, na secretaria ou Coordenadoria de Registros Acadêmicos (CRA), ou de forma digital, via sistemas acadêmicos internos como o SUAP.
2. Abertura do processo: o ex-aluno preenche o requerimento oficial, já anexando as justificativas (BO, documentos antigos ou certidões legais) e dá entrada no protocolo.
3. Acompanhamento e retirada: após a solicitação, a diretoria irá analisar o pedido e então colocá-lo na fila para emissão. Enquanto isso, o ex-aluno pode acompanhar o processo digitalmente (quando disponível). Para retirá-lo, normalmente é exigida a apresentação de um documento de identificação original com foto.

Custos: a instituição pode cobrar pela segunda via do diploma?

Quando falamos de taxas, há uma diferença clara entre a emissão da 1ª via do diploma e da 2ª via.

Segundo a Portaria Normativa MEC nº 40/2007, a emissão da primeira via do diploma e do histórico escolar é considerada parte inerente dos serviços educacionais já pagos, ou seja, a primeira certificação não pode ser cobrada.

Já nos casos em que o aluno perca, extravie ou danifique o documento original, a instituição tem permissão legal para cobrar uma taxa pela emissão da segunda via diploma técnico, pois isso gera um novo custo administrativo gerado por culpa do estudante.

Ainda assim, existem instituições que oferecem o serviço gratuitamente (geralmente instituições públicas), enquanto outras cobram uma taxa via GRU (Guia de Recolhimento da União), que custa em média R$ 25,00.

Prazos de emissão: quanto tempo demora para ficar pronto?

Após a aprovação da solicitação da segunda via do diploma técnico, começa a correr o prazo para que a instituição de ensino emita o documento.

O processo não é imediato, pois o diploma passa por uma série de rigorosas validações de segurança e registros internos para ter validade nacional.

O prazo para a emissão varia de instituição para instituição, porém, costuma seguir o seguinte padrão:

• Prazo ágil: pode levar de 16 a 30 dias corridos em certos órgãos
• Prazo médio: algumas instituições, como Institutos Federais, podem levar até 60 dias para a emissão.
• Prazo máximo: em redes de ensino maiores, o trâmite pode variar de 60 a 120 dias para ser concluído.

E se a escola fechou? Como pedir a segunda via do diploma técnico de instituições extintas?

Existem casos onde o ex-aluno precisa da segunda via do diploma técnico após muitos anos da emissão e, quando busca a instituição de ensino, descobre que ela encerrou permanentemente suas atividades.

Neste cenário, o ex-aluno não perde o direito à comprovação de sua formação, porém, ela é feita de forma diferente.

Quando a instituição de ensino responsável pela emissão de seu diploma encerra suas atividades e você precisa da segunda via, a solicitação deve ser feita diretamente na Diretoria de Ensino responsável pela região da antiga Unidade Escolar extinta.

Para protocolar o pedido neste órgão estadual, é necessário apresentar RG e CPF e, caso seja possível, anexar históricos escolares anteriores da instituição, pois isso auxilia no trâmite.

Geralmente, este processo é gratuito e possui prazo indefinido, já que a Diretoria de Ensino precisará localizar os arquivos e o acervo da escola que foi encerrada.

Como evitar problemas com a documentação acadêmica?

Ainda que o processo de solicitação da segunda via do diploma técnico seja simples e relativamente rápido, o melhor a se fazer é evitar esta necessidade.

Para isso, separamos algumas dicas:

• Guarde o diploma em um local seguro: proteja o documento da umidade, do calor e de possíveis danos físicos.
• Faça uma cópia digital: digitalizar o diploma e outros documentos acadêmicos facilita o acesso às informações sempre que necessário.
• Conserve também o histórico escolar: esse documento pode ser solicitado em processos seletivos ou na emissão de uma segunda via.
• Mantenha seus dados cadastrais atualizados: informe mudanças de nome, endereço ou outros dados à instituição de ensino.
• Confira todas as informações ao receber o diploma: verifique se nome, curso, datas e demais dados estão corretos para evitar futuras correções.
• Não plastifique o diploma, se houver restrição da instituição: alguns documentos podem perder características importantes para autenticação.
• Guarde comprovantes e documentos do curso: contratos, certificados e declarações podem facilitar a localização do seu registro acadêmico, caso seja necessário solicitar uma segunda via.

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Solicitar a segunda via do diploma técnico pode parecer um processo burocrático, mas, na prática, basta reunir a documentação necessária e seguir as orientações da instituição responsável pela emissão do documento.

Por isso, tão importante quanto preservar o diploma original é escolher uma instituição de ensino que mantenha seus registros acadêmicos organizados e ofereça suporte aos alunos sempre que necessário, mesmo após a conclusão do curso.

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